पेशेवर संचार में ईमेल आज भी सबसे प्रभावी माध्यम बना हुआ है।हम इसका इस्तेमाल ग्राहकों से संवाद करने और सहकर्मियों व आपूर्तिकर्ताओं के साथ समन्वय स्थापित करने के लिए करते हैं। हम इसे अपने फोन पर लगातार देखते रहते हैं, लेकिन कई बार ऐसा होता है जब हम जवाब नहीं दे पाते: छुट्टियां, बीमारी की छुट्टी, यात्राएं, प्रशिक्षण, या फिर ऐसे दिन जब हमें पूरी तरह से काम से दूर रहने की जरूरत होती है।
ऐसी स्थितियों में, आपके स्मार्टफोन पर मिलने वाले स्थानीय स्वचालित उत्तर ही आपके सबसे अच्छे सहयोगी होते हैं।ये आपको ईमेल करने वाले किसी भी व्यक्ति को तुरंत सूचित करने की सुविधा देते हैं कि आप अनुपलब्ध हैं, कितने समय के लिए अनुपलब्ध रहेंगे, और यदि आवश्यक हो, तो इस बीच वे किससे संपर्क कर सकते हैं। सही ढंग से कॉन्फ़िगर किए जाने पर, ये गलतफहमियों को रोकते हैं, पेशेवर रवैया दर्शाते हैं, और "क्या मैंने सभी को सूचित कर दिया है कि मैं अनुपलब्ध हूँ?" की चिंता को दूर करते हैं।
ईमेल में ऑटोमैटिक रिप्लाई क्या होते हैं और वे कैसे काम करते हैं?
स्वचालित उत्तर एक ऐसा संदेश है जो आपकी ईमेल सेवा आपके लिए भेजती है। जब कोई आपको मैसेज करता है और आपका 'अवे' स्टेटस एक्टिवेट होता है, तो आमतौर पर यही मैसेज आता है, "मैं फलां दिन तक ऑफिस से बाहर हूं"। लेकिन आजकल यह सुविधा और भी व्यापक हो गई है: आप तारीखें, प्राप्तकर्ता, ऑफिस के अंदर और बाहर के लिए अलग-अलग मैसेज और भी बहुत कुछ कस्टमाइज़ कर सकते हैं। अपने कैलेंडर में यह समय निर्धारित करें.
अधिकांश सेवाओं (जैसे जीमेल या आउटलुक) में स्वचालित उत्तर सर्वर से ही नियंत्रित होते हैं।आपके मोबाइल फोन से नहीं। इसका मतलब है कि एक बार सक्रिय होने के बाद, ये तब भी काम करेंगे जब आपका स्मार्टफोन बंद हो, उसमें सिग्नल न हो या इंटरनेट कनेक्शन न हो, बशर्ते आपका खाता सर्वर पर सक्रिय रहेगा.
बुनियादी तर्क आमतौर पर सभी प्लेटफार्मों पर बहुत समान होता है।आप एक आरंभ तिथि और एक समाप्ति तिथि (वैकल्पिक) निर्धारित करते हैं, संदेश का विषय और मुख्य भाग निर्दिष्ट करते हैं, और यह तय करते हैं कि इसे किसे भेजना है। इसके बाद, उस अवधि के दौरान जब भी कोई ईमेल प्राप्त होता है, सिस्टम अपने आंतरिक नियमों के अनुसार यह तय करता है कि उत्तर भेजना है या नहीं।
एक महत्वपूर्ण बात यह है कि, असुविधा से बचने के लिए, आपके द्वारा भेजे गए प्रत्येक ईमेल में आपका अवे मैसेज उसी प्रेषक को नहीं मिलता है।सामान्य नियम के अनुसार, जब कोई व्यक्ति निर्धारित तिथि सीमा के भीतर पहली बार आपको लिखता है, तो उसे स्वचालित उत्तर प्राप्त होता है। यदि वे कुछ समय बाद दोबारा लिखते हैं, तो सिस्टम लगातार उत्तर नहीं भेजेगा।
हालांकि, ऐसी परिस्थितियां भी हो सकती हैं जिनमें किसी व्यक्ति को आपकी सूचना एक से अधिक बार प्राप्त हो।उदाहरण के लिए, यदि कोई आपको ईमेल करता है और फिर लगभग चार दिन बाद, जब आपका स्वचालित उत्तर संदेश अभी भी सक्रिय है, तो प्लेटफ़ॉर्म दोबारा उत्तर दे सकता है। स्वचालित संदेश की सामग्री में बदलाव करने पर भी यही होता है: बदलाव के बाद आने वाले किसी भी ईमेल को अपडेटेड टेक्स्ट के साथ दोबारा सूचना मिल सकती है।
जब आप अपने स्मार्टफोन पर स्वचालित उत्तर सक्रिय करना चाहते हैं
किसी सहज प्रतिक्रिया को सही ठहराने के लिए आपको समुद्र तट पर एक महीना बिताने की ज़रूरत नहीं है।यदि आप तुरंत जवाब नहीं दे पाएंगे तो अनुपस्थिति का यह एक अच्छा कारण हो सकता है: यह एक लंबा सप्ताहांत, गहन प्रशिक्षण, व्यावसायिक यात्रा या व्यस्त अवधि हो सकती है जिसमें आप केवल जरूरी मामलों को ही संभाल पाएंगे।
पेशेवर क्षेत्र में, छुट्टी पर जाने या बीमारी की छुट्टी पर रहने के दौरान इस फ़ंक्शन का उपयोग करना लगभग अनिवार्य है।इस तरह, आपसे संपर्क करने वाले किसी भी व्यक्ति को पता चल जाएगा कि यह कोई भूल नहीं है, बल्कि आपकी अनुपलब्धता है। आप एक वैकल्पिक संपर्क व्यक्ति का नाम भी दे सकते हैं जो आपकी अनुपस्थिति में पूछताछ का जवाब दे सके।
यह ग्राहक सेवा खातों या सामान्य मेलबॉक्सों के लिए भी बहुत उपयोगी है। (जैसे info@mydomain.com) जब आमतौर पर कोई जवाब देने के लिए उपलब्ध न हो। एक अच्छी तरह से लिखा गया स्वचालित संदेश उपयोगकर्ता की निराशा को कम करता है और वास्तविक प्रतिक्रिया प्राप्त होने की अनुमानित समयसीमा को स्पष्ट रूप से बताता है।
यदि आप अपने मोबाइल फोन को अपने मुख्य कार्य उपकरण के रूप में उपयोग करते हैं, तो स्वचालित उत्तर सुविधा आपको सीमाएं निर्धारित करने में मदद करती है।। उदाहरण के लिए, आप कर सकते हैं इसे अपने कार्य समय के बाहर सक्रिय करें। लोगों को यह बताना कि आप केवल सोमवार से शुक्रवार तक ही अपने ईमेल पढ़ते हैं, या आप सप्ताहांत में अनुरोधों का जवाब नहीं देते हैं, जो कि डिजिटल डिस्कनेक्शन से बचने के लिए तेजी से आम होता जा रहा है।
व्यक्तिगत स्तर पर देखें तो, अपना ईमेल पता बदलते समय इसे कॉन्फ़िगर करना एक अच्छा विचार है। या फिर जब आप किसी खास अकाउंट का इस्तेमाल बंद करने वाले हों। इस तरह, जो भी उस पते पर लिखना जारी रखेगा, उसे आपके नए ईमेल पते या आपसे अन्य माध्यमों से संपर्क करने के लिए आवश्यक जानकारी के साथ एक सूचना मिल जाएगी।
जीमेल में ऑटोमैटिक रिप्लाई कैसे काम करता है?
जीमेल दुनिया की सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली सेवाओं में से एक है। और इसका स्वचालित प्रतिक्रिया तंत्र बहुत ही परिष्कृत है। जब आप अपने खाते में अवकाश संदेश सक्रिय करते हैं, तो Google इसे तिथियों और प्राप्तकर्ताओं के संबंध में काफी विशिष्ट व्यवहार के साथ शेड्यूल करता है।
जीमेल की स्वचालित उत्तर सुविधा प्रारंभ तिथि को 00:00 बजे से शुरू होती है। यह आपके द्वारा कॉन्फ़िगर किया गया है और अंतिम दिन रात 23:59 बजे बंद हो जाता है, जब तक कि आप इसे पहले से मैन्युअल रूप से निष्क्रिय न कर दें। दूसरे शब्दों में, यह पूरे दिन की सटीकता के साथ काम करता है; यह एक अनुमानित समय सारिणी नहीं है, बल्कि सर्वर पर एक निश्चित अंतराल है।
डिफ़ॉल्ट रूप से, जीमेल स्वचालित उत्तर केवल पहली बार भेजता है जब कोई आपको लिखता है। उस दौरान, अगर वही व्यक्ति आपको कुछ ही समय में दोबारा ईमेल भेजता है, तो उसे एक ही संदेश से बार-बार परेशान नहीं होना पड़ता, जिससे उसका इनबॉक्स भर नहीं जाता और आप एक अत्यधिक ज़िद करने वाले रोबोट की तरह नहीं लगते।
हालांकि, यदि पिछली बार उसी प्रेषक को स्वचालित उत्तर प्राप्त हुए लगभग चार दिन बीत चुके हैं और अगर ऑटोमैटिक रिप्लाई अभी भी एक्टिव है, तो जीमेल मैसेज दोबारा भेज सकता है। यह उनका तरीका है कि बातचीत लंबी खिंचने पर भी आपको आपकी स्थिति याद दिलाते हुए, आप पर दबाव न डाला जाए।
एक और महत्वपूर्ण पहलू यह है कि जब आप अपने स्वचालित उत्तर के टेक्स्ट को संपादित करते हैं तो क्या होता है।यदि किसी को आपका प्रारंभिक अवे मैसेज मिलता है और कुछ दिनों बाद आप उसकी सामग्री में बदलाव करते हैं (उदाहरण के लिए, जानकारी जोड़ते हैं या वापसी की तारीख बदलते हैं) और वह व्यक्ति आपको फिर से लिखता है, तो उसे अपडेटेड नोटिफिकेशन मिलेगा, न कि पिछला वाला।
जीमेल के स्वचालित उत्तरों का उपयोग करते समय कुछ महत्वपूर्ण सुझाव
जीमेल में कुछ ऐसे व्यवहार और सुझाव शामिल हैं जिनके बारे में जानना उपयोगी है। ताकि आपकी स्वचालित प्रतिक्रिया से अप्रिय दुष्प्रभाव उत्पन्न न हों, खासकर लंबे ईमेल थ्रेड्स या मेलिंग सूचियों में।
यदि आप चाहते हैं कि आपका स्वचालित संदेश किसी मौजूदा थ्रेड में न मिल जाएएक आसान तरीका यह है कि जब आप किसी से दूर रहते हुए मैन्युअल रूप से जवाब दे रहे हों, तो अपने जवाब में एक विशिष्ट विषय पंक्ति जोड़ें। विषय पंक्ति बदलने से, जीमेल जवाब को एक नए ईमेल में भेजता है, जो पिछले ईमेल से अलग होता है, जिससे संदर्भ स्पष्ट बना रहता है।
कुछ ईमेल ऐसे होते हैं जिनका स्वचालित उत्तर नहीं दिया जाता है।सबसे पहले, स्पैम फोल्डर में जाने वाली किसी भी चीज़ को इसमें शामिल नहीं किया जाता है: जीमेल संदिग्ध या सामूहिक ईमेल का जवाब देने में संसाधनों को बर्बाद नहीं करता है। इसके अलावा, आपके द्वारा सब्सक्राइब की गई मेलिंग लिस्ट या ग्रुप को भी जवाब नहीं भेजे जाते हैं, जिससे कई सिस्टम के बीच स्वचालित प्रतिक्रियाओं के अंतहीन चक्र से बचा जा सके।
कई कंपनियों में, केवल संपर्कों को ही प्रतिक्रिया भेजने का विकल्प सक्षम करना एक अच्छा विचार है।इस तरह, अवे मैसेज केवल आपके Google संपर्कों में मौजूद लोगों तक ही सीमित रहेगा और किसी भी अज्ञात पते से आने वाले मैसेज को नहीं भेजा जाएगा। यह गोपनीयता की एक अतिरिक्त परत है, जो विशेष रूप से तब उपयोगी होती है जब मैसेज में आंतरिक डेटा, सीधे फ़ोन नंबर या अन्य संवेदनशील जानकारी शामिल हो।
ध्यान रखें कि आप यह तय कर सकते हैं कि स्वचालित प्रतिक्रिया में अपने सामान्य हस्ताक्षर शामिल करने हैं या नहीं।यदि आप बैनर, लोगो और कानूनी संदेशों के साथ बहुत लंबे हस्ताक्षर का उपयोग करते हैं, तो आप इन संदेशों के लिए इसे सरल बनाना चाह सकते हैं, जिसमें केवल आवश्यक जानकारी ही शामिल हो: नाम, पद, कंपनी और एक वैकल्पिक संपर्क फ़ोन नंबर।
अपने ब्राउज़र से जीमेल की स्वचालित उत्तर सेटिंग कॉन्फ़िगर करें
जीमेल में अपने अवकाश संदेश को कॉन्फ़िगर करने का सबसे संपूर्ण और सुविधाजनक तरीका आपके ब्राउज़र से है।चाहे आप अपने कंप्यूटर पर हों या अपने मोबाइल ब्राउज़र पर, वहीं आपको सभी उन्नत खाता विकल्पों तक पहुंच प्राप्त होगी।
सबसे पहले, हमेशा की तरह अपने जीमेल अकाउंट में लॉग इन करें।एक बार जब आप अपने इनबॉक्स में आ जाएं—जहां आपको प्राप्त, भेजे गए, स्पैम और अन्य अनुभाग दिखाई देते हैं—तो ऊपरी दाएं कोने में गियर आइकन ढूंढें, जो सेटिंग्स मेनू तक पहुंचने का माध्यम है।
उस सेटिंग आइकन पर क्लिक करें और "सभी सेटिंग्स देखें" विकल्प चुनें।इससे आप एक ऐसी स्क्रीन पर पहुँच जाएँगे जिसमें कई टैब होंगे: जनरल, लेबल्स, इनबॉक्स, अकाउंट्स और इंपोर्ट… ऑटोमैटिक रिप्लाई के लिए आपको जनरल टैब की आवश्यकता होगी।
जनरल सेक्शन में नीचे स्क्रॉल करें जब तक आपको "ऑटोमैटिक रिस्पॉन्स" सेक्शन न मिल जाए।यह आमतौर पर पेज के निचले हिस्से में होता है, इसलिए आपको थोड़ा स्क्रॉल करना पड़ेगा। जब आपको यह दिखे, तो अलग-अलग फ़ील्ड भरने के लिए "स्वचालित प्रतिक्रिया सक्षम" विकल्प चुनें।
जीमेल आपसे प्रारंभ तिथि और यदि आप चाहें तो समाप्ति तिथि निर्दिष्ट करने के लिए कहेगा।यदि आपको अपनी वापसी की सटीक तिथि नहीं पता है, तो आप अंत का भाग खाली छोड़ सकते हैं और बाद में मैन्युअल रूप से प्रतिक्रिया को निष्क्रिय कर सकते हैं। हालांकि, रिमाइंडर सेट करना एक अच्छा विचार है ताकि आप वापस ऑनलाइन आने पर इसे हटाना न भूलें।
"विषय" वाले बॉक्स में, अपनी अनुपस्थिति का संक्षिप्त विवरण देते हुए एक स्पष्ट पंक्ति लिखें।कुछ ऐसा जैसे "कार्यालय से बाहर" या "अस्थायी रूप से अनुपलब्ध"। यह बहुत लंबा होना ज़रूरी नहीं है, लेकिन इससे एक नज़र में ही पता चल जाना चाहिए कि क्या हो रहा है।
संदेश के मुख्य भाग में वह पाठ लिखें जो आपको लिखने वालों को प्राप्त होगा।आदर्श रूप से, आपको अपनी अनुपस्थिति का कारण संक्षेप में बताना चाहिए (छुट्टी, बीमारी की छुट्टी, यात्रा), ईमेल दोबारा देखने की तारीख बतानी चाहिए, और यदि आवश्यक हो, तो आपातकालीन मामलों के लिए वैकल्पिक संपर्क व्यक्ति या पता भी देना चाहिए। कृपया पेशेवर, मैत्रीपूर्ण और सम्मानजनक लहजा बनाए रखें, क्योंकि अनुपस्थिति के दौरान यही आपकी छवि बनेगी।
ठीक नीचे आपको प्रतिक्रिया व्यवहार को परिष्कृत करने के लिए अतिरिक्त विकल्प मिलेंगे।एक विकल्प आपको संदेश केवल अपने संपर्कों को भेजने की अनुमति देता है; दूसरा विकल्प उत्तरों को आपके संगठन के लोगों तक सीमित रखता है (यदि आप Google Workspace का उपयोग करते हैं)। वह संयोजन सक्रिय करें जो आपकी स्थिति और वांछित गोपनीयता स्तर के लिए सबसे उपयुक्त हो।
जब सब कुछ तैयार हो जाए, तो पेज के सबसे नीचे स्क्रॉल करें और "बदलाव सेव करें" पर क्लिक करें।उस समय, स्वचालित उत्तर सक्रिय हो जाएगा, और जीमेल आपके इनबॉक्स के शीर्ष पर एक रंगीन पट्टी (आमतौर पर पीली) प्रदर्शित करेगा जो यह दर्शाएगी कि अवकाश संदेश चल रहा है। आप उसी पट्टी से एक क्लिक में इसे किसी भी समय निष्क्रिय कर सकते हैं।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि सब कुछ ठीक से काम कर रहा है, परीक्षण करना अत्यधिक अनुशंसित है।आप किसी दूसरे खाते (निजी, कार्यालय या परिवार के किसी सदस्य के) से खुद को ईमेल भेजकर यह सत्यापित कर सकते हैं कि आपको वह संदेश मिल रहा है जिसे आपने सही ढंग से कॉन्फ़िगर किया है। इस तरह, आप जाने से पहले निश्चिंत हो सकते हैं।
मोबाइल ऐप में जीमेल की स्वचालित उत्तर सूचना को कॉन्फ़िगर करें
यदि आप ज्यादातर अपने फोन से काम करते हैं, तो आप जीमेल ऐप से सीधे स्वचालित उत्तर सेवा को सक्रिय कर सकते हैं।यह Android और iOS दोनों पर उपलब्ध है। विकल्प वेब संस्करण के विकल्पों के समान ही हैं, हालांकि उनका संगठन थोड़ा अलग है।
अपने स्मार्टफोन पर जीमेल ऐप खोलें और सुनिश्चित करें कि आप सही खाते में हैं। (यदि आपने कई विकल्प कॉन्फ़िगर किए हैं)। साइड मेनू खोलने के लिए तीन-पंक्ति वाले आइकन या अवतार पर टैप करें, नीचे तक स्क्रॉल करें और अपनी भाषा के अनुसार "सेटिंग्स" या "कॉन्फ़िगरेशन" दर्ज करें।
सेटिंग्स में जाकर, उस ईमेल खाते का चयन करें जहां आप स्वचालित उत्तर सक्रिय करना चाहते हैं।इसके बाद, "ऑटोमैटिक रिप्लाई" या इसी तरह का कोई विकल्प ढूंढें। इसे टैप करने पर एक स्क्रीन खुलेगी जहाँ आप स्विच को एक्टिवेट कर सकते हैं और तारीख, विषय और मैसेज बॉडी सेट कर सकते हैं।
यह ब्राउज़र संस्करण के समान ही काम करता है।आप दिनांक सीमा चुनते हैं, विषय लिखते हैं, संदेश का प्रारूप तैयार करते हैं और यह तय करते हैं कि इसे सभी ईमेल पर लागू करना है या केवल अपने संपर्कों पर। एक बार बदलाव सहेजने के बाद, संदेश सर्वर पर सक्रिय हो जाएगा, इसलिए ऐप बंद करने या फ़ोन बंद होने पर भी यह काम करता रहेगा।
ऐप से ही आप देख सकते हैं कि ऑटोमैटिक रिप्लाई चालू है या नहीं और समय आने पर इसे बंद कर सकते हैं।यह तब विशेष रूप से उपयोगी होता है जब आपकी वापसी की तारीख आगे बढ़ा दी जाती है या विलंबित हो जाती है और आपको कंप्यूटर का उपयोग किए बिना ही तारीख को तुरंत समायोजित करने की आवश्यकता होती है।
iOS और Android के लिए Outlook में कार्यालय से बाहर होने पर उत्तर देने की सुविधा
यदि आप जीमेल के बजाय अपने स्मार्टफोन पर आउटलुक का उपयोग करते हैं, तो ऐप आपको ऑफिस से बाहर होने पर संदेश भेजने की सुविधा भी देता है। विभिन्न प्रकार के खातों के लिए काफी व्यापक तरीके से: माइक्रोसॉफ्ट 365, एक्सचेंज, हाइब्रिड वातावरण या आउटलुक डॉट कॉम खाते।
iOS या Android के लिए Outlook में स्वचालित उत्तर सक्षम करने के लिए, ऐप से "सेटिंग्स" पर जाएं।संबंधित ईमेल खाते पर टैप करें और "स्वचालित उत्तर" विकल्प खोजें। इसे सक्रिय करने पर कई अतिरिक्त विकल्प दिखाई देंगे जिनकी सहायता से आप इसके व्यवहार को बेहतर ढंग से नियंत्रित कर सकते हैं।
आप यह सेट कर सकते हैं कि प्रतिक्रिया केवल एक विशिष्ट समयावधि के दौरान ही भेजी जाए।"एक निश्चित अवधि के भीतर उत्तर दें" विकल्प को सक्रिय करके और प्रारंभ और समाप्ति दोनों समय निर्धारित करके, आप यह सुनिश्चित करते हैं कि संदेश हमेशा के लिए भुला न जाए और यदि आप चाहें तो आपको इसे मैन्युअल रूप से बंद करने की आवश्यकता न हो।
आउटलुक आपको स्वचालित रूप से एक कैलेंडर इवेंट बनाने की सुविधा भी देता है जो यह दर्शाता है कि आप अनुपस्थित हैं। उस दौरान। ऐसा करने के लिए, आप "मेरा कैलेंडर ब्लॉक करें" जैसा विकल्प सक्रिय कर सकते हैं और इवेंट को एक नाम दे सकते हैं (उदाहरण के लिए, "छुट्टी" या "कार्यालय से बाहर")। इससे अन्य सहकर्मियों को आपके कैलेंडर पर एक नज़र में यह देखने में मदद मिलेगी कि आप अनुपलब्ध हैं।
एक और दिलचस्प विशेषता यह है कि आप अनुपस्थिति में भी मीटिंग्स को मैनेज कर सकते हैं।स्वचालित प्रतिक्रिया सेटिंग से, आप उस अवधि के दौरान अपने कैलेंडर से कुछ नियुक्तियों को हटाने या रद्द करने का विकल्प चुन सकते हैं, यह चुनकर कि आप किन नियुक्तियों को अस्वीकार या रद्द करना चाहते हैं ताकि वे वहां इस तरह न रहें जैसे कि आप उनमें शामिल होने वाले थे।
आउटलुक आपको यह तय करने की सुविधा भी देता है कि आप स्वचालित रूप से सभी को उत्तर देना चाहते हैं या केवल अपने संगठन के लोगों को।इसके अलावा, आप आंतरिक संपर्कों (कंपनी के सहकर्मियों) और बाहरी संपर्कों (ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं आदि) के लिए अलग-अलग संदेश तैयार कर सकते हैं, और आवश्यकतानुसार लहजे और विवरण के स्तर को अनुकूलित कर सकते हैं।
सब कुछ सेट अप करने के बाद, ऊपरी दाएं कोने में "हो गया" या सेव आइकन पर टैप करना न भूलें।तभी स्वचालित प्रतिक्रिया सर्वर पर सहेजी जाएगी और काम करना शुरू करेगी। यदि आप पुष्टि नहीं करते हैं, तो परिवर्तन लागू नहीं होंगे, यह एक ऐसी बात है जिसे अक्सर नज़रअंदाज़ कर दिया जाता है।
स्वचालित संदेश लिखने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
तकनीकी पहलू महत्वपूर्ण हैं, लेकिन स्वचालित प्रतिक्रिया का वास्तविक प्रभाव आपके द्वारा भेजे गए संदेश से ही पता चलता है।एक खराब तरीके से लिखा गया संदेश अचानक, अधूरा या गैर-पेशेवर लग सकता है; जबकि एक अच्छी तरह से तैयार किया गया संदेश आश्वासन देता है और दूसरे व्यक्ति को यह बताता है कि उसे क्या उम्मीद करनी चाहिए।
सबसे पहले तो यह स्पष्ट कर देना चाहिए कि आप कब तक अनुपलब्ध रहेंगे।निश्चित तिथियों का उल्लेख करें या, यदि आपके पास तिथियां नहीं हैं, तो एक अनुमानित समयसीमा बताएं ("इस सप्ताह के दौरान," "अगली सूचना तक," आदि)। इससे आपको पत्र लिखने वाले व्यक्ति को किसी भी प्रकार की अनिश्चितता नहीं होगी।
दूसरा महत्वपूर्ण तत्व यह है कि जब भी संभव हो, एक विकल्प प्रदान किया जाए।कोई सहकर्मी, विभाग का कोई सदस्य, या आपातकालीन नंबर। उदाहरण के लिए: "यदि आपका प्रश्न अत्यंत आवश्यक है, तो आप प्रथम नाम, अंतिम नाम से पता X या फ़ोन नंबर Y पर संपर्क कर सकते हैं।" इस तरह, व्यक्ति को कोई परेशानी नहीं होगी।
दोस्ताना और पेशेवर लहजा बनाए रखने की कोशिश करें, हालांकि अधिक सहज दिखने के लिए आप कुछ बोलचाल की अभिव्यक्तियों का उपयोग कर सकते हैं।"आपके संदेश के लिए धन्यवाद" या "मैं वापस आकर शांति से ईमेल पढ़ सकूंगा तो जल्द ही जवाब दूंगा" जैसे वाक्य, "मैं फलां दिन तक बाहर रहूंगा" कहने से कहीं ज्यादा अच्छे होते हैं।
यदि आप संवेदनशील जानकारी को संभाल रहे हैं, तो संदेश में ऐसी कोई भी जानकारी शामिल करने से बचें जिसे आप सार्वजनिक रूप से साझा नहीं करेंगे।चूंकि कुछ मामलों में स्वचालित प्रतिक्रिया उन लोगों तक पहुंच सकती है जिन्हें आप नहीं जानते हैं, इसलिए कंपनी के आंतरिक विवरणों के बजाय सामान्य समय, तिथियों और संपर्कों पर ध्यान केंद्रित करना बेहतर है।
अंत में, अपने बदलावों को सहेजने से पहले हमेशा अपनी वर्तनी और प्रारूपण की जांच कर लें।ध्यान रखें कि यह संदेश ग्राहकों, बॉस, सहकर्मियों और आपूर्तिकर्ताओं द्वारा देखा जाएगा। कुछ मिनटों की प्रूफरीडिंग से अच्छा प्रभाव डालने और लापरवाही दिखाने के बीच का अंतर स्पष्ट हो सकता है, भले ही आप वहां मौजूद न हों।
अपनी अनुपस्थिति से लौटने पर, एकत्रित ईमेल की समीक्षा करने के लिए कुछ समय निकालें। और बचे हुए संदेशों का जवाब दें, ध्यान रहे कि यदि आपने समापन तिथि निर्धारित नहीं की है तो स्वचालित उत्तरों को अक्षम कर दें। इससे प्रक्रिया पूरी हो जाएगी और सिस्टम आपके पूरी तरह से चालू होने के बाद भी सूचनाएं भेजना बंद कर देगा।
इन सब बातों को ध्यान में रखते हुए, अपने स्मार्टफोन पर स्थानीय स्वचालित उत्तरों को सक्रिय करना अब केवल एक औपचारिकता नहीं रह गई है। और यह आपके पेशेवर संचार का एक और हिस्सा बन जाता है: आप जीमेल या आउटलुक में सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करते हैं, आप अपने द्वारा भेजे जाने वाले संदेश का ध्यान रखते हैं, आप अपनी उपलब्धता सीमा निर्धारित करते हैं और यह सुनिश्चित करते हैं कि आपसे संपर्क करने की कोशिश करने वाले किसी भी व्यक्ति को ठीक से पता हो कि क्या हो रहा है और जब आप ऑफ़लाइन हों तो वे कैसे मदद प्राप्त कर सकते हैं।
